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時間管理技巧大公開!辨認高價值工作任務、管理精力,建立自己的任務管理系統


效率提升秘訣:學習高效時間管理與建立個人任務系統|Wellness+誌
From WIX

現代人總有忙不完的事情,工作、學業、興趣、娛樂、社交……如何能在有限的時間兼顧一切是我們永遠的命題。良好的時間管理技巧,有助我們掌握生活的節奏,不致於被每樣事情不斷追趕。


一、甚麼是時間管理?

時間每秒都在悄然無聲地流動,以致於我們一不小心就會忘記時間的不可再生性。到我們發現時間不夠用的時候,也無法再挽回過去有意無意浪費的時間了。時間管理指一種合理安排時間的技巧,用最少的時間做到最多的事情,又或把時間有效運用到能夠獲得更大回報的事情上,駕馭時間的同時掌控人生。


二、時間管理技巧

(一)辨認出高價值的工作任務

當一堆事情忽然同時向你撲面而來,到底要先處理哪項?時間管理四象限把工作細分為四類,並提倡按以下順序處理它們,先是既緊急又重要的,然後是重要但不緊急,接着是緊急但不重要,最後自然就是既不緊急也不重要的事。辨認出高價值的工作任務,可以幫助我們從容不迫、按部就班地解決問題。


(二)管理和配置專注力

一天需要處理數十項事情,還未解決上一項,又有新任務出現?這時候無須慌張,製作任務清單可以幫助我們減輕焦慮、快速建立成就感,讓大腦專注在處理不同工作上,而不用擔憂自己有甚麼遺漏,有效管理和配置專注力,在有限的時間內高效工作。


(三)管理精力

年輕的時候可能連續通宵都不覺甚麼,但隨着年齡增長,你有否驚覺精力大不如前?管理精力對於時間管理相當重要,即使安排了幾時做甚麼,但若沒有足夠的精力,也無法支撐你的工作計劃。為此,我們要找到自己的「生理黃金時段」,建立良好的睡眠習慣,如早睡早起、睡前不用電子設備等。


(四)建立任務管理系統

為了讓自己每天醒來都有計劃、有目的地開展一天的行程,可以嘗試在每晚睡前檢討並規劃明天的重點行程,提醒自己要完成的任務並提前準備,讓每天都變得有序,再繁雜的任務都能在妥善的安排下逐步完成。


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參考資料:

姜韋羽:《一學就會的時間管理術:一天不止24小時》,台灣:伊布數位文化,2023年。


寶拉‧里佐著;駱香潔譯:《高效人生的清單整理術:一張清單做完所有事,工作、生活、理財通通搞定》,台灣:商業周刊,2021年。

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